Optimierung des Workflows mit Hilfe eines Kanban-Boards
Die Entstehung der Kanban Methode
Die Kanban Methode kommt aus Japan und bedeutet übersetzt „Schild“ oder „Signalkarte“. Das Ziel der Methode ist es, den Workflow eines Unternehmens effizienter zu gestalten. Kanban wurde in den 1940er Jahren von Toyota für den Fertigungsbereich entwickelt. Später wurde das System vor allem von Software-Unternehmen weiterentwickelt, sodass es heutzutage in fast jeder Branche genutzt werden kann. Die Philosophie dahinter besteht darin, dass man Einzelaufgaben einer Abteilung oder eines Unternehmens, die zeitlich parallel verlaufen aber auch aufeinander aufbauen, nicht immer vorausplanen kann. Braucht eine Aufgabe länger muss an einer anderen Stelle gewartet werden. Es ist demzufolge nicht von Vorteil, wenn mit der zweiten Aufgabe begonnen wird, bevor die erste Aufgabe beendet wurde. Das kann den Workflow stark beeinträchtigen. Das System lohnt sich deshalb zur Organisation des Workflows in allen Unternehmen, bei denen mit einzelnen Zwischenaufgaben gearbeitet wird. Ein zusätzlicher Vorteil ist die höhere Einbindung und Verantwortungsübernahme von Mitarbeitern auf allen Ebenen und Zwischenstationen, da diese an der Workflow Organisation mitbeteiligt sind.
Implementierung der Technik
Das System ist nicht sehr komplex und kann sehr einfach in die bereits bestehenden Strukturen des Unternehmens integriert werden. Das Allerwichtigste ist die Visualisierung des gesamten Workflows. Dazu sollten die einzelnen Zwischenaufgaben visuell auf einem Kanban-Board abgebildet werden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Begrenzung der laufenden Arbeit. Um den Workflow nicht zu beeinträchtigen, muss bei den einzelnen Zwischenstationen ein Aufgabenlimit festgelegt werden. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann man sich um eine neue Aufgabe kümmern. Die Limits sollten auf dem Kanban-Board eingetragen werden. Als letztes ist es noch wichtig sich regelmäßig für Feedbackrunden zu treffen, da der Prozess nicht irgendwann abgeschlossen ist, sondern eine ständige Verbesserung angestrebt wird.
Das Kanban-Board
Das zentrale Element für die Implementierung der Kanban beispiel Methode ist das Kanban-Board. Hier werden der Workflow und die einzelnen Zwischenstationen oder Zwischenaufgaben, sowie die Aufgabenlimits, visuell dargestellt. Die Boards müssen je nach Unternehmen oder Team angepasst werden. So gibt es spezielle Boards für Marketing-Teams, IT-Teams, Software-Entwickler Teams etc. Das Kanban-Board kann sowohl physisch als auch digital verwendet werden. Die meisten Unternehmen verwenden eine digitale Variante, da man mit dieser auch über verschiedene Kontinente oder im Home-Office zusammenarbeiten kann.
Das einfache Kanban-Board besteht normalerweise aus 3 Spalten: To Do, In Progress, Done. Die Einzelaufgaben können dann in diese Spalten eingetragen werden. Dieses Board eignet sich zum Beispiel für das alltägliche, operative Geschäft und ist sehr übersichtlich. Ein anderes Beispiel ist ein Portfolio Kanban-Board. Hierbei werden auch längerfristige und strategische Aufgaben eingetragen.
Zusätzlich zu den Spalten können auch sogenannten Swimlanes in das Board eingetragen werden. Dabei handelt es sich um horizontale Linien, welche verschiedene Typen von Arbeit unterscheiden, z.B. „Content“ und „Design“ für die Marketing-Abteilung. Man kann sie aber auch als Priorisierungsmittel verwenden. So könnte zum Beispiel die erste Swimlane für „High Priority“, die zweite für „Normal Priority“ und die dritte für „Low Priority“ verwendet werden. Die einzelnen Aufgaben werden dann in die entsprechenden Spalte und Swimlanes eingetragen. Man muss nur etwas aufpassen, dass das Kanban-Board nicht zu komplex wird.
Fazit
Die Kanban Methode eignet sich sehr gut für die Organisation des Workflows in Unternehmen, bei denen man mit unterschiedlichen Einzelaufgaben arbeitet, die aufeinander aufbauen. Das System lässt sich sehr einfach integrieren und kann immer wieder weiterentwickelt werden. Das zentrale Element ist das sogenannte Kanban-Board, welches je nach Unternehmen und Team unterschiedlich aussehen kann.
https://www.rantlos.de/partnerschaft/beruf/warum-deutschland-ein-digitales-mindset-braucht.html
https://www.rantlos.de/partnerschaft/beruf/teambuilding.html
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