Die neue E-Rechnung: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung, kurz für „elektronische Rechnung“, ist eine digital ausgestellte und versendete Rechnung, die gemäß bestimmten Normen strukturiert ist, sodass sie elektronisch verarbeitet werden kann. Anders als PDF-Rechnungen, die oft nur als digitale Bilder fungieren, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die es ermöglichen, sie automatisch zu erfassen, zu prüfen und weiterzuverarbeiten. In der EU wird dies durch das E-Rechnungsformat EN 16931 standardisiert, das die Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnungsprogrammen sicherstellt.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Für die Erstellung einer E-Rechnung können Unternehmen spezielle Software oder Online-Dienste verwenden. Die gängigen Formate für E-Rechnungen sind das XRechnung-Format und das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Unternehmen können auf folgende Weise eine E-Rechnung erstellen:

1. Nutzung von E-Rechnungssoftware: Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten mittlerweile Funktionen zur E-Rechnungserstellung an. Diese Systeme können Rechnungsdaten in das richtige Format konvertieren und an die Empfänger übermitteln.
2. Online-Dienste: Es gibt diverse Online-Dienste, die die Erstellung einer E-Rechnung ermöglichen, indem sie Rechnungsdaten über Webformulare oder Schnittstellen entgegennehmen und im richtigen Format weiterleiten.
3. XML-Dateien erstellen: Manche Unternehmen erstellen E-Rechnungen direkt in XML, einem gängigen Standardformat für strukturierte Rechnungsdaten. Diese XML-Dateien enthalten alle notwendigen Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten.
4. Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk: PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk für den standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten. Viele Behörden nutzen PEPPOL für die E-Rechnung. Unternehmen, die an PEPPOL angebunden sind, können dort E-Rechnungen direkt versenden.

Wer muss auf eine E-Rechnung umstellen?

In Deutschland und vielen anderen EU-Ländern besteht für öffentliche Auftraggeber eine Pflicht, Rechnungen nur noch in elektronischem Format entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Auch Unternehmen, die Aufträge für öffentliche Stellen übernehmen, sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Für private Unternehmen gibt es zwar noch keine generelle Pflicht zur E-Rechnung, jedoch wird diese für viele Unternehmen zunehmend relevant. Durch den Einsatz von E-Rechnungen lassen sich Prozesse automatisieren, was besonders für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen kosteneffizient ist. Ab dem 1. Januar 2025 besteht für den B2B-Bereich in Deutschland eine Verpflichtung zur E-Rechnung bei innerdeutschen Geschäftsbeziehungen. Diese Pflicht betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die dann E-Rechnungen statt Papierrechnungen versenden müssen. Eine E-Rechnung ist nicht erforderlich, wenn es sich um Beträge bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung) handelt. In diesem Fall genügt eine Papier- bzw. PDF-Rechnung. Die Ausnahmeregelung betrifft ebenfalls steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.

Sind Unternehmen verpflichtet, eine E-Rechnung zu akzeptieren?

Ja, Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, sind verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und entsprechend zu verarbeiten. Im privaten Sektor ist die Annahme von E-Rechnungen aktuell noch freiwillig, jedoch ist es für viele Unternehmen attraktiv, E-Rechnungen zu akzeptieren, um durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen Zeit und Kosten zu sparen. Mit der Einführung der Verpflichtung für den B2B-Bereich ab 2025 wird die Annahmepflicht von E-Rechnungen zwischen Unternehmen jedoch zunehmend an Bedeutung gewinnen. Unternehmen sollten ihre Systeme frühzeitig anpassen, um die Integration und Akzeptanz von E-Rechnungen sicherzustellen.

Für die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind in Deutschland aktuell keine Umsatz- oder Rechnungsbetragsgrenzen vorgesehen. Stattdessen basiert die Pflicht auf der Art der Geschäftspartner und dem jeweiligen gesetzlichen Rahmen:

1. Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern: Wenn Sie als Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an Bund, Länder oder Kommunen liefern, sind Sie in der Regel verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig vom Rechnungsbetrag oder dem Umsatz.
2. Zukünftige Pflicht im B2B-Bereich ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich eingeführt, die alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen betrifft. Diese Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft innerdeutsche Rechnungen zwischen Unternehmen, und auch hier wird keine Mindestgrenze für den Rechnungsbetrag oder Umsatz festgelegt.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist also weniger vom Umsatz oder der Höhe einer einzelnen Rechnung abhängig, sondern von der Art des Geschäftspartners und dem ab Januar 2025 geltenden Rechtsrahmen.

Gibt es eine Übergangsphase?

Ja, es gibt eine Übergangsphase für die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Bis 2025 wird die Umstellung auf E-Rechnungen vor allem gefördert und Unternehmen werden dabei unterstützt, ihre Systeme anzupassen. In dieser Zeit können Unternehmen sich mit den neuen Prozessen vertraut machen, und es wird voraussichtlich staatliche Förderprogramme geben, die den Übergang unterstützen. Öffentliche Auftraggeber hingegen haben die E-Rechnungspflicht bereits vollständig umgesetzt, sodass hier keine Übergangsphase mehr besteht.

Die E-Rechnung wird in den kommenden Jahren in Deutschland und der EU zunehmend an Bedeutung gewinnen und zur Pflicht in vielen Bereichen. Für Unternehmen bedeutet dies, sich frühzeitig mit der Einführung von E-Rechnungen auseinanderzusetzen, passende Softwarelösungen zu finden und die Akzeptanz in der eigenen Infrastruktur zu gewährleisten. Der Umstieg bringt viele Vorteile, darunter eine schnellere und fehlerfreiere Verarbeitung von Rechnungen sowie Einsparungen bei administrativen Kosten und der Papiernutzung.